miércoles, 31 de marzo de 2010

Re-encendiendo scrum en un equipo


Hace poco empecé a colaborar con un equipo que desde hace un tiempo viene usando scrum, pero no del todo. A veces hacen daily meetings, a veces no, de a poco dejaron de hacer sprints time box. Pero más allá de las prácticas, no trabajan como un equipo auto organizado, sino que uno de ellos llevaba las cosas adelante, asigna las tareas, carga solo con toda la responsabilidad, etc.

Me imagino que esto deber ser algo común, un equipo empieza usando scrum, pero poco a poco la iniciativa va perdiendo fuerza hasta que se diluye. Seguramente deben haber muchos factores que ayudan a que pase esto. Me hace acordar a un chiste de Dilbert:



Mas allá de las causas, que podría hacer para ayudarlos a conseguir mejor calidad, productividad y felicidad?

Una manera de implementar scrum que me gusta es la que @acyment llama PDF, pain driven facilitation, facilitación guiada por el dolor, o en otras palabras, empiezo por lo que más me duele. Si bien duele, me gusta porque es empírica, exige que seamos prácticos, requiere una gran habilidad para que el equipo descubra y priorice que es lo que más duele y esto es un muy buen ejercicio para un scrum master.

Lo que nos propusimos hacer es volver a hacer un sprint time box. Y para comenzar, hicimos una retrospectiva, antes del sprint. La idea de la retrospectiva era entender cómo estamos. Y no solo eso... también quería transmitirles el espíritu de scrum. En el fondo me daba un poco de miedo participar en la retrospectiva de otro equipo, sobre todo porque nunca habían hecho una y me preocupaba que llegara a ser demasiado tensa.

Así que preparamos algo así (tomado del resumen de retrospectivas ágiles de Juan Gabardini):
Preparar escenario: ball game, para repasar los principios de scrum
Recabar datos: post-it bueno / malo
Generar entendimiento profundo: 5 porqué
Decidir qué hacer: brainstorming / filtrado
Cierre: nos comprometimos a hacer 1 cosa

Como facilitador de la reunión, traté de recordar permanentemente que este es un espacio para decir lo que pensamos, lo que sentimos y para escuchar a los demás también. Al final, no pasó ninguno de mis miedos infundados, de hecho la pasamos bastante bien y como conclusión identificamos que el mayor impedimento es que toda la responsabilidad del proyecto cae en una persona. Esto es como una espiral descendente, ya que genera menos compromiso y motivación en las demás personas, sobrecargando aún más a quien lleva la responsabilidad.

Me parece muy bueno y enriquecedor poder colaborar y ayudar a otro equipo. La verdad no es algo que lleve mucho tiempo, solo 2 a 3 horas por sprint y creo es una inversión que vale la pena.

En las retrospectivas siguientes me gustaría usar el comienzo de la misma (preparar escenario) para reforzar los principios de scrum con diferentes juegos y actividades, despertar el entusiasmo en las personas y re-encender scrum poco a poco.

También ir variando las distintas técnicas del resumen de Juan. Animar a las mismas personas del equipo a facilitar la retrospectiva, hasta que se sientan en confianza para llevarlas solos. Esto es algo que hacemos en mi equipo y la verdad nos funciona muy bien, ya que refuerza el "todos pueden hacer todo".

saludos!

domingo, 28 de marzo de 2010

Algunas actividades para preguntarnos cómo trabajamos?



En el pasado taller de scrum, quise despertar la duda en las personas. Encender la inquietud respecto a cómo fomentar auto organización, colaboración, ritmo, empirismo en un equipo. Quería que el taller sea intenso, pero con gusto a poco, o mejor dicho, con hambre de aprender más.

Para tratar de conseguir esto, se me ocurrió tomar como base un video de Lisa Adkins donde describe un camino para conseguir la magia de los equipos altamentecolaborativos.

Cambios de conversaciones y comportamiento (behaviour and conversation changes)

Esta actividad es muy simple, se hace de forma grupal (10 personas anduvo bien). En el piso, de forma desordenada, hay tarjetas de papel que tienen escritas las siguientes palabras:
  • Coordinar esfuerzos inviduales
  • Fomentar la colaboración
  • Ser un experto en un área
  • Ser un facilitador para el equipo
  • Foco en objetivos específicos
  • Foco en la performance del equipo
  • Conocer la respuesta
  • Preguntar al equipo por la respuesta
  • Liderar el equipo
  • Dejar que el equipo encuentre su propio camino
  • Manejar
  • Guiar
  • Hablar de deadlines y opciones técnicas
  • Hablar de valor de negocio
  • Hacer lo óptimo
  • Hacer lo correcto ahora
La consigna es ordenar las tarjetas en 2 columnas. La de la izquierda son las cosas que deberíamos dejar de hacer para favorecer la colaboración. La de la derecha, las que deberíamos empezar a hacer. El resultado final es algo así:
  • Coordinar esfuerzos individuales => Fomentar la colaboración
  • Ser un experto en un área => Ser un facilitador para el equipo
  • Foco en objetivos específicos => Foco en la performance del equipo
  • Conocer la respuesta => Preguntar al equipo por la respuesta
  • Liderar el equipo => Dejar que el equipo encuentre su propio camino
  • Manejar => Guiar
  • Hablar de deadlines y opciones técnicas => Hablar de valor de negocio
  • Hacer lo óptimo => Hacer lo correcto ahora
Algo que me parece bueno, es hacer el ejercicio en el piso, ya que eso da visibilidad a todos de las tarjetas y por otro lado, para ordenarlas hay que mover el cuerpo (no se bien porqué, pero en las actividades donde me muevo, me comprometo más con la actividad). Una cosa que hubiese sido mejor, me parece, es que las tarjetas que se corresponden no empiecen con la misma palabra, para no hacer tan obvio algunas asociaciones. Por último, es valioso hacer una ronda de reflexión al final de la actividad, para que cada uno exprese lo que le generó la misma.

Promover o inhibir (promote or inhibit)

En un rotafolio, se escriben algunas características de un equipo en scrum, una columna de promuevo y otro de inhibo. La idea es que cada participante haga vea en retrospectiva cómo desde su rol promueve o inhibe estás características. Se reparte un marcador a cada uno y luego se los invita a marcar un punto donde sientan que encaja mejor.



Después de esta actividad, un compañero dijo que reconoció que sin querer inhibía mayormente estas características en su equipo. El descubrirlo fue una sorpresa para él, eureka!

FishBowl

Esta actividad me sorprendió, ya que no me esperaba que gustara tanto ni que espontáneamente hiciéramos uno al día siguiente. El debate arrancó con la pregunta "cómo usamos scrum en nuestros equipos". Luego cada uno contó sus experiencias y desaciertos. Quien quería preguntar, debía ocupar el lugar del fishbowl o esperar a que se vaciara.

saludos!

viernes, 26 de marzo de 2010

Taller de scrum en la empresa


Hace unas semanas organicé un taller de scrum en la empresa donde trabajo. Fue breve pero intenso (medio día, 10 personas).

La verdad fue muy entretenido prepararlo y realizarlo. Todo empezó tomando como base la visión del área de desarrollo, nos juntamos, la escribimos y nos preguntamos, es ahí hacia donde queremos ir? Luego, armamos una propuesta.

Dado que era la primera vez que lo hacía y no estaba seguro de cuanto tiempo llevaría cada actividad, armamos un mini task board donde dividimos el taller en 4 horas. Luego llenamos cada hora con actividades y 10' de break. Sobre la marcha, la hora nos servía cómo punto de control para ir quitando las actividades menos importantes (nos extendimos más de lo estimado en algunas...). Finalmente, pudimos hacer las siguientes actividades:

Parte 1 - El espíritu de scrum

La idea en esta parte del taller es que cada uno experimente en carne propia la esencia de scrum. Algo parecido, salvando las distancias, al taller facilitado por Tobias y Alan.

Actividades
  • ball game, 20'
  • spaguetti game, para entender el potencial de un equipo auto organizado, 10'
  • Si, pero, 5'
  • Si, y, 5'
  • Si, entonces, 10', para aprender a aceptar lo que me dice el otro y construir colaborativamente
Parte 2 - Scrum Framework

El objetivo de esta parte es mejorar nuestro entendimiento del framework scrum y conocer cómo están trabajando otros equipos.

Actividades
  • Explicale a tu abuela los roles de scrum, 10'
  • Elaborar y priorizar, primero 1, luego entre 2, luego entre 4, luego ..., 20'
    Que skills tiene un buen PO, SM?
  • La dinámica de scrum, 10'
  • Fishbowl: Cómo usan scrum en sus equipos? 20'
Parte 3 - Transformación hacia una cultura ágil

La idea de esta parte es entender dónde estamos parados en la transformación hacia una cultura ágil y que cada uno pueda hacer una breve retrospectiva de cómo su rol impacta en el equipo.

Actividades
  • Espejo, para entender la diferencia entra liderazgo tradicional y emergente, 10'
  • Behaviour and conversation changes, 10'
  • Promote or inhibit, 10'
  • Retrospectiva
bueno, ahora pasemos a lo interesante, las
Conclusiones

Algo que tuvo muy buena aceptación fue hacer juegos y actividades, hizo que el taller sea divertido y llevadero para todos. Por otro lado, la experiencia de aprendizaje es mucho mejor, que la clásica donde uno expone y otros escuchan.

El spaguetti game no salió como esperaba. Hicimos el spaguetti con 6 personas y el analista / pm lo pudo resolver. Creo que 6 es poco, deberíamos haber usado 8.

Para romper el hielo, empezamos el taller sacándonos el calzado, lo cual ayuda entre otras cosas a preparar el ambiente.

En la sala teníamos 1 pizarra con el espíritu de scrum (auto organización, empirismo, colaboración, ritmo, priorización), 1 pizarra con el taskboard y un rotafolio donde íbamos resumiendo el resultado algunas actividades. Fue bueno tener estos 3 materiales siempre visibles.

Después de cada juego, hicimos una pausa donde charlamos entre todos sobre la experiencia del mismo. En este punto creo que es muy importante que el facilitador del taller realice preguntas que pongan en relieve la intención del juego (repasando la pizarra con el espíritu de scrum).

Propuse la idea del fishbowl, solo como un método para poder hablar ordenadamente entre todos y fue una de las actividades que más gustó! De hecho, al día siguiente hicimos otro en donde tratamos problemáticas más particulares de los proyectos.

Para la última parte del taller, busqué juegos en http://blog.tastycupcakes.com/, pero no encontré uno que me cerrara. Así que inventé algunas actividades en base al video de Lisa Adkins, The Road from Project Manager to Agile Coach - 2 of 2 (dejo una traducción no muy buena de la 1ra parte). Fue divertido tratar de inventar una actividad...

Mi idea era que las personas disfrutaran del taller, se llevaran algún aprendizaje, pero sobre todo inquietudes, dudas y ganas de trabajar de esta manera.

saludos!

miércoles, 17 de marzo de 2010

Ideas de Lyssa Adkins para fomentar el espíritu de scrum


Hace un tiempo encontré este video muy bueno que habla sobre el camino de aprendizaje de una persona de PM a agile coach: http://www.youtube.com/watch?v=TvYqhYEaqMs

Si bien la autora Lyssa Adkins, expone este tema desde la perspectiva de un PM, creo que sus ideas encierran el espíritu de scrum.

Esta es una traducción de la primera parte del video. En algunas partes no llegué a comprender bien el inglés, así que las completé con lo que entendí.

Separate de los resultados
  • Dar al equipo todo el espacio del mundo, para que vengan con las mejores ideas y el mejor producto.
  • Como su coach, solo sos una persona cuando ellos resuelven temas específicos. No te enfoques en esto, tenés un rol más grande que jugar.
  • Enfocate en cómo el equipo trabaja en conjunto, entonces los podés ayudar a mejorar la calidad total del trabajo.
  • Si estás en el cómo, lejos de los detalles del qué, podes conseguir estar separado de los resultados. Siendo independiente, dejás que ellos sean independientes también y que sean los dueños de su propio resultado.
Dejáselo al equipo
  • Lo creas o no, no sos la mejor persona para resolver los problemas del equipo cuando hay un problema con la manera que el equipo está trabajando o un problema con el producto que el equipos está construyendo.
  • Cada vez que pienses que necesitás resolver algo y empezás a crear planes y estrategias de implementación en tu cabeza, PARA!. En lugar de hacer eso, hacé la observación de lo que estás viendo al equipo.
  • Dejálos a ellos y fijate qué pasa, aún si es nada.
  • Si diagnosticas el problema e implementás una solución, corrés el riesgo de alejarte de estas ideas.
Se un espejo
  • Reflejá al equipo, sin tu juicio, los comportamientos o síntomas que ves.
  • Dejálos ser ellos a través de tu observación.
  • Simplemente empezá con una pregunta, esperá y escuchá.
Dominá tu cara
  • Para hacer esto bien hay que practicar comunicación sin jucio y sin violencia.
  • No solo tu vos y lo que decís, sino también tu cara.
  • Si juzgás, todo se verá en tu cara.
  • Asi que abrí tu cabeza y dominá tu cara.
Dejá que haya silencio
  • Sentite confortable con el silencio incómodo.
  • No lo llenes con tus palabras.
  • Dejá que alguien más del equipo tenga lugar para hablar y lo hará.
Date lugar a no ser siempre razonable
  • Son asombrosas las cosas que están escondidas en un equipo.
  • Las creencias sobre qué es o no algo típico, escuchar cosas cómo "es la típica manera, tarda 5 días en suceder", cuando vos sabés que eso lleva 5 minutos.
  • Cuando escuches estas limitaciones, exponelas preguntando "es un impedimento para terminar tu trabajo?" o "si no tuvierás limitación, que harías ahora?".
  • Tirá algunas ideas locas al equipo, dejalos que no sean razonables para vos, así ellos se pueden cuestionar sus asumciones y limitaciones.
Dejá que el equipo se equivoque
  • No estamos hablando de fallas catastróficas.
  • Pero un equipo que falla junto y se recupera, es más fuerte que un equipo protegido.
  • El equipo puede sorprenderte.
  • Asi que limpia, esperá y confía.
Se su fan más grande
  • Pero con cuidado, no elogies el trabajo que ellos hacen.
  • El trabajo fluye al equipo, va y viene.
  • El trabajo que hacen no es lo que los hace grandes, lo que los hace grandes es convertirse en mejores individuos y en un equipo saludable, asi que destacá estas cosas.
  • Se su fan más grande de eso, decíselos y todos sabrán que tanto mejoraron cómo equipo.
Para mi la idea que más me gustó es la de ser un espejo para el equipo, preguntar y dejar que el silencio despierte en otros las ganas de hablar. También la aclaración sobre alentar su crecimiento en lugar de su trabajo.

saludos!